GoBD – Grundlagen

Über die Verschärfung der Richtlinie zur ordnungsmäßigen Buchführung in den neuen GoBD wird immer häufiger gesprochen. Angesichts der vielerorts eingesetzten kaufmännischen Software, veranlasste das Bundesministerium für Finanzen (BMF) die Richtlinien zur ordnungsgemäßen Buchführung in den neuen GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 zu verschärfen und auf die elektronischen Vorsysteme auszudehnen.

Unter dem Begriff elektronische Vorsysteme versteht man beispielsweise kaufmännische Software oder Kassenlösungen. Konkret bedeutet dies, dass eine kaufmännische Software herangezogen wird, um steuerlich relevante Dokumente, Dateien, Geschäftsvorfälle und Belege bereitzustellen.

Im Zuge dessen geben wir Ihnen im Textverlauf weitere Informationen an die Hand, um Sie für das Thema GoBD zu sensibilisieren und vorzubereiten. Jedoch führen wir keine steuerrechtlichen Beratungen durch. Aus dem Grund ist es ein MUSS, dass Sie sich zeitnah mit ihrem/ihrer Steuerberater/in zusammensetzen, intensiv beraten und die Pflichten, die aus der Verschärfung der Verordnung hervorgehen besprechen.

Wichtig:

Der Steuerpflichtige ist für die ordnungsgemäße Führung seiner Bücher gemäß den einschlägigenGesetzen im vollen Umfang selbst verantwortlich.Die Verantwortung des Steuerpflichtigen erlischtauch nicht bei einer Auslagerung (auch wenn nurTeilbereiche betroffen sind) der Buchführung an fremde Dritte.

Die Herausforderung der Verschärfung der GoBD-Richtlinie sollten Unternehmen als Motivation ansehen, um ihre eigenen Prozesse zu prüfen und zu verbessern. Der Unternehmer sollte untersuchen, ob sein Unternehmen die engere Auslegung der Richtlinien erfüllt oder Handlungsbedarf besteht. Für einen GoBD-konformen Einsatz von StudioTime sind folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

 

Benutzerverwaltung

Die Einrichtung der StudioTime Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriffsrechte auf das System besitzen. StudioTime unterstützt damit die Anmeldung mittels persönlicher Zugangsdaten ohne Administrationsrechte. Im Idealfall besitzt nur eine Person Administrationsrechte, die mit dem normalen Tagesgeschäft nichts zu tun hat.

Lokale Datenbank oder StudioTime Cloud-Installation:

StudioTime sollte mit einer lokalen Datenbank oder unserer Cloud betrieben werden. Über deren Benutzersteuerungen können die Zugriffe eingeschränkt und damit das unkontrollierten Ändern und Löschen von Daten verhindert werden.

 

IDEA-Schnittstelle und Datev-Export

Sie unterstützt die Übergabe von Datensätzen zwecks Steuerprüfung durch eine Finanzbehörde. Sie finden diese Funktion direkt im Kassenbuch.

 

StudioTime Verfahrensdokumentation

Sie ist ein Leitfaden aus unserem Haus zur GoBD-konformen Einrichtung von StudioTime im Betrieb. Außerdem werden Informationen zu grundlegenden Arbeitsabläufen vermittelt und Tipps zur betrieblichen Umsetzung der Grundsätze gegeben.

Die Verfahrensdokumentation können Sie hier als PDF herunterladen